Operationalisiert die Unternehmensrichtlinie von Saporina. Verwandte Dokumente: Beruflicher Verhaltenskodex, Antikorruptionsrichtlinie, ETI-Grundkodex, Gleichstellungsplan Frauen-Männer, Verpflichtung gegen Belästigung, CSR-Bericht, Datenschutzerklärung.
1. Zweck
Transparenz ist der Eckpfeiler von Saporinas Ansehen. Um unsere Werte zu schützen, müssen wir wissen, wenn sie verletzt werden. Der Hinweisgeber-Meldekanal ist ein sicheres, vertrauliches Verfahren, das es Beschäftigten, Partnern und Dritten ermöglicht, Unregelmäßigkeiten ohne Furcht zu melden — im Einklang mit dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Diese Richtlinie richtet sich aus an dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG, 2023), der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Hinweisgeberschutz (öffnet ein neues Fenster), dem UK Public Interest Disclosure Act 1998 (PIDA) (öffnet ein neues Fenster) und der Norm ISO 37002:2021 (Whistleblowing-Managementsysteme) (öffnet ein neues Fenster). Personenbezogene Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) verarbeitet — siehe Abschnitt 6.
Meldestellenbeauftragte/r: In dieser Richtlinie bezeichnet „Meldestellenbeauftragte/r" die/den unabhängige/n Compliance-Verantwortliche/n, die/der vom Compliance- und Auditausschuss benannt wurde, um alle über den Hinweisgeber-Meldekanal eingereichten Meldungen entgegenzunehmen, zu bewerten und zu bearbeiten (entsprechend § 14 HinSchG zur internen Meldestelle). Diese Person handelt vollständig unabhängig von den operativen Einheiten und berichtet direkt an den Ausschuss.
Service-Level-Verpflichtung: Saporina benennt eine/n namentlich genannte/n Meldestellenbeauftragte/n innerhalb von fünf Werktagen nach jeder Meldung und veröffentlicht Name und direkte Kontaktdaten innerhalb von 30 Tagen nach der Ernennung.
2. Geltungsbereich
Wer kann diesen Kanal nutzen? Der Kanal steht jeder Person offen, die eine berufliche Beziehung zu Saporina unterhält — einschließlich, aber nicht beschränkt auf (entsprechend dem persönlichen Geltungsbereich nach § 1 HinSchG):
Intern
Beschäftigte, Praktikant:innen, Vorstandsmitglieder und Anteilseigner.
Extern
Lieferanten, Fertigungspartner, Logistikdienstleister, Unterauftragnehmer und deren jeweilige Beschäftigte.
3. Meldewürdige Sachverhalte
Der Kanal ist für die Meldung von Handlungen oder Unterlassungen zu nutzen, die einen Verstoß gegen das Gesetz, gegen den Saporina-Verhaltenskodex oder gegen interne Richtlinien darstellen (entsprechend dem sachlichen Geltungsbereich nach § 2 HinSchG). Dazu gehören, ohne darauf beschränkt zu sein:
3.1 Korruption & Bestechung
Schmiergelder, unzulässige Geschenke oder Interessenkonflikte (§§ 299, 331–337 StGB).
3.2 Menschenrechtsverletzungen
Zwangsarbeit, Kinderarbeit oder gefährliche Arbeitsbedingungen in der Lieferkette (LkSG).
3.3 Belästigung
Sexuelle Belästigung, Machtmissbrauch oder Diskriminierung (AGG; StGB §§ 177ff.).
3.4 Produktsicherheit
Vorsätzliche Verletzung von Lebensmittelsicherheits-Standards oder Lebensmittelbetrug (z. B. Verfälschung von Zutaten); maßgeblich LMIV und LFGB.
3.5 Finanzielle Unregelmäßigkeiten
Betrug (§ 263 StGB), Geldwäsche (§ 261 StGB; GwG) oder Steuerhinterziehung (§ 370 AO).
3.6 Umweltverstöße
Illegale Einleitungen oder Fälschung von Umweltdaten (§§ 324 ff. StGB; BImSchG; WHG).
Hinweis: Dieser Kanal ist nicht für zwischenmenschliche Meinungsverschiedenheiten oder geringfügige HR-Beschwerden gedacht, es sei denn, sie stellen Belästigung oder Diskriminierung dar.
4. Kerngarantien
Saporina verpflichtet sich, denjenigen, die das Wort ergreifen, den höchsten Schutz zu bieten (§§ 8–9, 36 HinSchG).
4.1 Vertraulichkeit
Protection de l'identité
Die Identität der hinweisgebenden Person wird mit absoluter Vertraulichkeit behandelt (§ 8 Abs. 1 HinSchG). Sie wird niemandem außerhalb der/des autorisierten Meldestellenbeauftragten und des Ermittlungsteams offengelegt, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.
4.2 Anonymität
Soumission anonyme prise en charge
Wir bevorzugen offen abgegebene Meldungen, akzeptieren und bearbeiten jedoch vollständig anonyme Meldungen (§ 16 Abs. 1 HinSchG, in der durch das Hinweisgeberschutz-Anpassungsgesetz 2024 erweiterten Fassung). Die Plattform garantiert, dass anonyme Mitteilungen nicht zum Absender zurückverfolgt werden können.
4.3 Null Toleranz gegenüber Repressalien
Interdiction absolue
Saporina verbietet Repressalien strikt. Niemand erleidet Kündigung, Herabstufung, Belästigung oder Diskriminierung, weil er/sie in gutem Glauben gemeldet hat (§ 36 HinSchG). Jeder Versuch von Repressalien gegen eine hinweisgebende Person stellt eine schwerwiegende Pflichtverletzung dar und kann zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder zur Kündigung von Geschäftsbeziehungen führen.
Beweislastumkehr. Erleidet eine/r Beschäftigte/r nach einer Meldung in gutem Glauben innerhalb von 24 Monaten eine benachteiligende Behandlung, vermutet Saporina, dass diese Behandlung Repressalien darstellt, es sei denn, die verantwortliche Führungskraft kann anhand eines Indizienbildes belegen, dass die Maßnahme unabhängig von der Meldung erfolgt wäre. Dieser Mechanismus ist nach § 36 Abs. 2 HinSchG und Art. 21 Abs. 5 EU-Richtlinie 2019/1937 verbindlich und an den UK Public Interest Disclosure Act 1998 angelehnt.
4.4 Recht auf unabhängige rechtliche Beratung
Soutien & conseil
Entsprechend Art. 21 Abs. 2 EU-Richtlinie 2019/1937 und § 16 Abs. 1 HinSchG haben hinweisgebende Personen das Recht, vor, während und nach der Einreichung einer Meldung unabhängige Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen und Unterstützungsmaßnahmen zu nutzen. Saporina betrachtet eine solche Beratung nicht als Vertraulichkeitsverletzung und ahndet keine hinweisgebende Person dafür, dass sie externen Rat eingeholt hat. Gewerkschaftsvertreter und Betriebsräte (BetrVG) sind ebenfalls gültige Anlaufstellen.
5. Verfahren
Fünf-stufiges Verfahren von der Einreichung bis zur Resolution. Meldungen werden innerhalb von 7 Tagen bestätigt und Untersuchungen innerhalb von 3 Monaten abgeschlossen (§ 17 Abs. 2 HinSchG).
5.1 Einreichung
Meldungen können 24/7 eingereicht werden über:
Webplattform
saporina.com/ethics-channelVerschlüsseltes Eingangsformular. Ermöglicht anonyme bidirektionale Kommunikation.
5.2 Eingangsbestätigung
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1 HinSchG).
5.3 Erstprüfung
Die/der unabhängige Meldestellenbeauftragte prüft die Meldung, um festzustellen, ob sie in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt.
- Angenommen: Eine Untersuchung wird eröffnet.
- Abgelehnt: Die hinweisgebende Person wird über die Gründe informiert (z. B. fehlende Anhaltspunkte, außerhalb des Geltungsbereichs).
5.4 Untersuchung
Eine/n interne/r oder externe/r Ermittler/in wird benannt. Die Untersuchung wahrt die Unschuldsvermutung der beschuldigten Person. Der/die Ermittler/in erhebt Tatsachen, befragt Zeugen und sichert Beweismittel unter strikter Einhaltung des Rechts.
5.5 Resolution
Saporina verpflichtet sich, Untersuchungen innerhalb von 3 Monaten abzuschließen (verlängerbar auf 6 Monate bei komplexen Fällen; § 17 Abs. 2 HinSchG). Die hinweisgebende Person wird über die Ergebnisse informiert (z. B. „Verstoß bestätigt und disziplinarische Maßnahme verhängt" oder „Verfahren wegen unzureichender Anhaltspunkte eingestellt").
3-Monats-Zwischenstand. Lässt sich eine Untersuchung nicht innerhalb von 3 Monaten abschließen, erhält die hinweisgebende Person nach Ablauf der 3 Monate einen schriftlichen Zwischenstand und einen überarbeiteten Zeitplan. Diese Pflicht folgt aus Art. 9 Abs. 1 lit. f EU-Richtlinie 2019/1937.
5.6 Nachverfolgung & Rechtsmittel
Hinweisgebende Personen, die mit den Ergebnissen unzufrieden sind, können innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Resolution eine schriftliche Überprüfung durch den Compliance- und Auditausschuss verlangen. Die Überprüfung durch den Ausschuss erfolgt unabhängig von der/dem Meldestellenbeauftragten und dem ursprünglichen Ermittler.
Soweit der Fall in den Geltungsbereich der EU-Richtlinie/des HinSchG fällt, bleibt das Recht der hinweisgebenden Person auf die externe Meldung (Abschnitt 8) unberührt — unabhängig vom Ausgang des internen Verfahrens.
6. Datenschutz (DSGVO)
Sämtliche über den Hinweisgeber-Meldekanal erhobenen personenbezogenen Daten werden unter strikter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeitet.
Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Saporina finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Um Ihre Datenrechte auszuüben, wenden Sie sich an privacy@saporina.com.
7. Missbräuchliche Meldungen
In gutem Glauben begangene Irrtümer sind stets geschützt
Wenn Sie eine Bedenken aufrichtig und in gutem Glauben melden und die Untersuchung zu dem Ergebnis kommt, dass kein Verstoß vorliegt, drohen Ihnen keine Disziplinarmaßnahmen. Wir nehmen lieber eine unbegründete Meldung entgegen, als ein echtes Problem zu übersehen.
Wissentlich falsche Meldungen
Wir schützen Meldungen in gutem Glauben, doch der Kanal darf nicht zur wissentlichen Verbreitung falscher Informationen oder zur Schädigung von Kolleg:innen missbraucht werden. Böswillige oder wissentlich falsche Meldungen sind nicht geschützt (§ 38 HinSchG) und können disziplinarische oder rechtliche Schritte gegen den/die Urheber/in nach sich ziehen.
8. Externe Meldung
Saporina empfiehlt vorrangig die Nutzung dieses internen Kanals. Nach der EU-Hinweisgeberrichtlinie und § 7 HinSchG haben Sie jedoch auch das Recht, sich an externe Meldestellen zu wenden — in Deutschland insbesondere an die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (BfJ) oder an die zuständige Landesmeldestelle — wenn:
Zu den zuständigen Behörden zählen: in Deutschland die externe Meldestelle des Bundesamtes für Justiz (BfJ) gemäß § 19 HinSchG, die BaFin (Finanzbereich), das Bundeskartellamt, die Aufsichtsbehörden für Datenschutz, die nationalen Antikorruptionsbehörden, Arbeitsinspektionen und jede andere zuständige Stelle, die durch die nationale Umsetzung der EU-Richtlinie in Ihrer Jurisdiktion benannt ist. Hinweisgeber, die eine externe Meldung gemäß der Richtlinie erstatten, genießen denselben Rechtsschutz vor Repressalien.
Für Sachverhalte aus den ägyptischen Operationen von Saporina: die ägyptische Administrative Control Authority (ACA), die Staatsanwaltschaft, die ägyptische Financial Regulatory Authority (FRA), die Arbeitsinspektion des Arbeitsministeriums und das Personal Data Protection Center sind die je nach Art der Meldung zuständigen externen Stellen.